97 روش برای نگارش بهتر ایمیل

 هرگز از ایمیل کاری، استفاده شخصی نکنید

اگر می‌خواهید از محل کار ایمیل شخصی بفرستید، بهتر است از حساب‌های کاربری شخصی خود در یاهو، جیمیل یا هاتمیل استفاده کنید، البته اگر قوانین شرکت تان این اجازه را به شما می‌دهد. در این صورت، کارفرما به محتویات ایمیل و پیغام‌های خصوصی شما دسترسی ندارد و آنها محرمانه باقی می‌مانند.

در صورت نیاز از BCC استفاده کنید.
اگر در نظر دارید ایمیلی را برای افراد مختلف بفرستید که یکدیگر را نمی‌شناسند، بهتر است از BCC استفاده کنید. BCC مخفف واژه انگلیسی Blind Carbon Copy به معنای رونوشت مخفیانه است. با این کار دست اسپمرهای فرصت‌طلب را از آدرس ایمیل دوستان‌تان کوتاه می‌کنید. همچنین باعث می شوید که افرادی که یکدیگر را نمی شناسند و یا قرار نیست با هم در ارتباط باشند، ایمیل همدیگر را نداشته باشند.
 

نامه های زنجیره ای را فوروارد نکنید:
لطفا خرافه پرستی را کنار بگذارید و ایمیل های زنجیره ای را که به طور مثال در آنها نوشته شده است اگر این نامه را برای ۱۰ نفر ارسال کنید حتما تا آخر امروز خبری خوش خواهید شنید، یا آرزویتان برآورده خواهد شد را برای دیگران فوروارد نکنید. کاملا واضح است که این ایمیل‌ها ارزش فکر کردن هم ندارند چه برسد به ارسال. پس امنیت خود را به خطر نیندازید. و ایمیل های خود و دوستان تان را به این لیست خوشمزه مورد نظر اسپمرها اضافه نکنید.
حرفه‌ای باشید (1)

هنگام نگارش نامه بهتر است قبل از هر چیز به نوع رابطه خود و گیرنده ایمیل و اینکه چقدر با هم دوست و صمیمی هستید، توجه داشته باشید. این کار به شما در انتخاب موضوع و عنوان مناسب کمک شایانی می‌کند.

حرفه‌ای باشید (2)

نام کاربری ایمیل ها در مسایل کاری اهمیت به سزایی دارند. بهتر است نام مناسبی برای ایمیل کاری خود انتخاب کنید. به طور مثال از انتخاب اسم یا واژه‌های کودکانه، کارتونی یا غیر رسمی اجتناب کنید.

حواستان جمع باشد

ایمیل، یک حرف شفاهی ساده و یا نامه کاغذی نیست. ممکن است به راحتی به گیرنده‌های مختلف ارسال شود. شاید تا مدت‌های طولانی در inbox گیرنده باقی بماند و به عنوان نقل قول برای فرستند دوباره ارسال شود. پس حتما قبل از ارسال هر نامه ای خوب فکر کنید تا بعدها از ارسالش پشیمان نشوید. ممکن است متن ایمیل تان در آینده علیه خودتان استفاده شود.

امضای انتهای نامه کوتاه باشد

امضای انتهای نامه ها و ایمیل های رسمی و اداری اصولا به صورت چند خطی نوشته میشوند. این خطوط شامل اسم، سِمت، شماره تلفن و ... هستند. این فرمت کلی آنها است. اما ایمیل های شخصی فرق دارند. نحوه صحیح امضا در انتهای این گونه نامه ها این است که تا حد امکان کوتاه باشد. زیرا چندان جالب نیست که بر فرض مثال نامه دو خطی را با امضای ۵ خطی تمام کنیم!

نقل قول از فرستنده

حتما متوجه شده اید که هنگام پاسخگویی یا به اصطلاح reply کردن نامه، متن فرستنده نیز در پایین آن آورده میشود. اصول نتیکت میگوید فقط قسمت هایی را که قرار است به آنها پاسخ دهید را از ایمیل اصلی Cut و همراه با علامت '>' در نامه خود paste و بقیه متن را پاک کنید.

شفاف سازی کنید

بیشتر اوقات نامه های الکترونیک بیانگر احساس واقعی نویسنده (مخصوصا در مورد شوخی و مزاح) نیستند. شاید شما جمله‌ای را به شوخی برای دوست تان می نویسید، اما او تصور میکند عصبانی یا ناراحت هستید. پس با دقت بیشتری واژه هایتان را انتخاب کنید.

هنگام عصبانیت ایمیل نزنید

اگر شخصی برای شما ایمیلی فرستاد که موجب ناراحتی تان شد، مطمئن شوید که منظور او را اشتباه متوجه نشده اید. همانطور که پیشتر هم گفتیم لحن و احساسات در ایمیل مشخص نیستند. در نتیجه احتمال سوءبرداشت زیاد است. پس به جای عصبانی شدن و ابراز ناراحتی، بهتر است آن قسمت از ایمیل را که شک دارید کپی کنید و از فرستنده بخواهید برایتان بیشتر توضیح بدهد. می توانید در ابتدا برایش بنویسید که برداشت شما چه بوده و اگر اشتباه است برایتان شفاف سازی کند.

برای دوستان تان اسپمر نشوید

گاهی پیش می آید که مِیل سرور درست کار نمیکند و به اشتباه یک ایمیل را مثلا 10 بار برای گیرنده می فرستد. این تقصیر شما نیست و گاهی این اتفاق ها می افتند. اما مودبانه تر این است که از دوست، همکلاس، همکار یا فامیلتان صمیمانه برای این اتفاق عذرخواهی کنید.
 

انواع مختلف سیستم‌های ایمیل را بشناسید

هر کاربری باید حداقل مطالعه‌ای سطحی در مورد نحوه عملکرد سرویس های مختلف ایمیل همچون یاهو، جیمیل و هاتمیل داشته باشد. البته شاید این کار کمی مشکل به نظر برسد، اما امکان بروز مشکلات احتمالی را به طور چشمگیری کاهش میدهد. به طور مثال شما کاربر هاتمیل هستید و میخواهید فهرستی از لینکهای مختلف را برای دوستتان بفرستید، اگر ندانید که Hotmail در این زمینه - یعنی کپی URL - عملکرد ضعیفی دارد، حتما با مشکل روبهرو خواهید شد.

به ایمیل های گروهی، درست پاسخ دهید

اگر فردی ایمیل گروهی برای شما فرستاد که به پاسخ نیاز داشت، فقط برای فرستنده نامه جواب خود را ارسال کنید. نیازی نیست آن را برای همه افراد گروه فوروارد (Forward) کنید.

به همه ایمیل های گروهی پاسخ ندهید

شرکت نکردن در بحث های گروهی و دور ماندن از خطرات احتمالی، یکی از راههای حفظ امنیت است. البته بهتر است ایمیل دریافتی را به دقت مطالعه کنید و مطمئن شوید که به طور مستقیم مورد خطاب قرار نگرفته اید و نیازی به پاسخ گویی نیست!

به قوانین و ضوابط احترام بگذارید

هر کشوری و سایتی قوانین خاصی برای ارسال نامه های الکترونیک به خصوص در حجم بالا دارد. اگر کاربری به منظور ترویج و تبلیغ کار و تجارت خود اقدام به ارسال ایمیل به تعداد زیاد میکند، نه تنها باید قوانین کشور خود، بلکه هر جایی که مقصد نامه است را رعایت کند و به آنها احترام بگذارد. این کار شاید به نظر کمی مشکل باشد اما اهمیت بسیاری دارد و باید به آن توجه داشت.

عنوان ایمیل باید معنی دار باشد

بعضی از ایمیل ها عنوان و موضوع فریبنده ای دارند. پس حتما در نظر داشته باشید که موضوعی که برای ایمیل انتخاب میکنید نمایانگر محتویات آن باشد. این کار در واقع کلید راهنمایی برای مخاطب است که بداند نامه در مورد چیست و بتواند آن را از اسپمها یا بدافزارها تشخیص دهد.

خلاصه بنویسید

تا حد امکان از ارسال ایمیل های بلند اجتناب کنید. هنگامی که نامه کوتاه و خلاصه است، مخاطب از خواندن آن خسته نمیشود و راحت تر پاسخ تان را میدهد. اما گاهی پیش میآید که موضوع نامه طوری است که نمیتوان کوتاهش کرد، در این صورت بهتر است آن را به بخشهای مختلف تقسیم کنید و برای هر کدام تیتر یا شماره جداگانه بنویسید.

ذکر فشرده ای از مطلب

در مورد ایمیلهای طولانی بهتر است چکیدهای از کل مطلب در ابتدای نامه بیاید.

Template بسازید

مواقعی که باید به سوالهای مشابه پاسخی تکراری بدهید، بهتر است الگویی (Template) برای آن تهیه کنید که هر بار مجبور به تایپ نباشید.

در صورت نیاز از گزینه « Reply to All » استفاده کنید

اصولا همه معتقدیم که نیازی نیست ایمیلهایمان را برای همه آدرسهای موجود در لیست مخاطبین ارسال کنیم. این نوع تفکر کاملا صحیح است. اما گاهی لازم است بیشتر مخاطبین از پیغام شما آگاه شوند که در این صورت بهترین راه، استفاده از گزینه «ارسال برای همه» است زیرا علاوه بر صرفهجویی در وقت، احتمال از قلم افتادن آدرسهای مورد نظر نیز کم خواهد شد.

شماره تلفن افراد را به خاطر بسپارید

برخی از مردم عادت کردهاند برای بیشتر ارتباطاتشان از ایمیل استفاده کنند. درست است که ایمیل روش ارتباطی بسیار ساده، سریع و مطمئنی به شمار میرود اما گاهی بد نیست با فرد مورد نظر تماس تلفنی برقرار کنید. تماس تلفنی یا نوشتن دستی نامه، به نوعی ارتباط دو طرف را عمیقتر میکند.

فوری بودن ایمیل را در قسمت عنوان مشخص کنید

اگر نامه شما بسیارمهم است و باید هرچه سریعتر پاسخ آن را بدانید، بهتر است در قسمت موضوع ایمیل از واژه «فوری» استفاده کنید. این کار موجب میشود که گیرنده، ایمیل شما را پیش از دیگر ایمیل هایش بخواند. البته این کار را فقط هنگامی انجام دهید که واقعا نامهتان فوری است. در غیر این صورت حکم چوپان دروغگو را پیدا خواهید کرد و ممکن است بعدها با مشکل رو به رو شوید.

میخواهید مرخصی طولانی بروید؟

اگر تصمیم دارید برای مدت زیادی به مرخصی بروید، بهتر است سیستم پاسخدهی خودکار را فعال کنید تا همه افرادی که برایتان ایمیل میفرستند و منتظر پاسخ هستند را از غیبت تان مطلع کند. این روش بسیار مودبانه است و فقط یک بار برای ایمیلهای مشخص شده ارسال میشود. این کار از دریافت ایمیلهایی که حاوی متن «منتظر پاسخ شما هستم» جلوگیری میکند.

هشدار:هرگز از این سیستم برای ایمیل شخصی خود استفاده نکنید زیرا چندان جالب نیست دیگران بدانند شما سفر رفته اید و خانه بدون سکنه است!

از smileyها (شکلک) استفاده کنید
اگر احساس میکنید ممکن است مخاطب، احساس واقعی و لحن صحبتتان را درست درک نکند، میتوانید از شکلهای smiley که بیانگر احساسات مختلف هستند استفاده کنید. البته این صورتکهای خندان و گاه گریان را فقط در ایمیلهای شخصی ودوستانه میتوان به کار برد و برای نامههای اداری و حرفهای مناسب نیستند. در مورد دوستانی که هنوز شناخت چندانی از آنها ندارید نیز بهتر است از این شکلها استفاده نکنید.
 

پیش از ارسال نامه، آن را بخوانید و رفع اشکال کنید
اشتباه تایپی با نگارش ضعیف فرق دارد. نگارش ضعیف را میتوان با تمرین بهتر کرد. اما اشکالات تایپی همانطور به قوه خود باقی میمانند، تا زمانی که وقت بگذارید و اشکالگیری کنید. دوباره خوانی متن تایپ شده و تصحیح اشتباهات آن، به خصوص در مورد نامههای تقاضای کار اهمیت بسیاری دارد. توجه داشته باشید که اندازه ایمیل شما رابطه مستقیم با اشکالات تایپی دارد. هرچه بلندتر باشد اشکالاتش نیز بیشتر خواهد بود. پس حتما پیش از اراسال نامه، آن را بخوانید و اشکالگیری کنید!

نظرات شما عزیزان:

نام :

آدرس ایمیل:

وب سایت/بلاگ :

متن پیام:

نظر خصوصی

 کد را وارد نمایید:

 

 

 

عکس شما

آپلود عکس دلخواه: